Wie erstellt man barrierefreie Dokumente? Eine kurze Einführung.

Warum müssen Dokumente barrierefrei sein?

Stellen Sie sich vor, Sie beginnen ein Studium. Für die allermeisten ist das ein aufregender Schritt, der mit viel Vorbereitung und Erwartung verbunden ist. Nun versetzen Sie sich in die Lage eines Studienanfängers mit Behinderung. Die Hörsäle sind rollstuhlgerecht zugänglich, die Wege auf dem Campus sind gut ausgebaut. Doch wenn es darum geht, die Lehrmaterialien tatsächlich zu nutzen – Skripte zu lesen, Präsentationen nachzuarbeiten, Prüfungsunterlagen zu verstehen –, stoßen manche Studierende auf im ersten Moment weniger offensichtliche Hindernisse. Nicht etwa weil die Inhalte zu schwer wären (von der kognitiven Herausforderung, die ein Studium mit sich bringt, mal abgesehen), sondern weil die Dokumente schlicht nicht so gestaltet sind, dass alle Menschen sie nutzen können. Barrierefreiheit ist eben mehr als eine Rampe oder ein Aufzug anstelle einer Treppe.

Lassen Sie uns dieses Beispiel verallgemeinern: Überall dort, wo Dokumente Informationen transportieren, die für alle Menschen bestimmt sind – sei es im schulischen Kontext, im Beruf, bei Behörden oder im Alltag –, führt mangelnde Barrierefreiheit potenziell zu Ausschluss bzw. Diskriminierung. Wer einen Vertrag nicht selbstständig lesen kann, wer auf eine Bildschirmlesehilfe angewiesen ist, die ein schlecht strukturiertes PDF nicht verarbeiten kann, oder wer aufgrund einer kognitiven Besonderheit mit unübersichtlich gestalteten Texten kämpft, wird faktisch von Informationen ausgeschlossen. Und damit von der Teilhabe an Prozessen, die ihn oder sie unmittelbar betreffen.

Wer profitiert eigentlich von barrierefreien Dokumenten?

Am offensichtlichsten profitieren Menschen mit Sehbeeinträchtigungen oder Blindheit, die auf Screenreader angewiesen sind, davon, wenn Dokumente barrierefrei gestaltet werden. Doch der Kreis der Betroffenen ist weitaus größer: Menschen mit motorischen Einschränkungen profitieren von klarer Navigation und verlinkten Überschriften. Von Geburt an gehörlose Menschen, die Sprache auf einem anderen Weg erwerben als üblich, profitieren von einfachen Formulierungen und übersichtlicher Struktur. Neurodivergente Menschen – etwa mit Dyslexie, ADHS oder Autismus – profitieren von visuell ruhigen, konsistent gestalteten Dokumenten und haben darüber hinaus sehr individuelle Bedarfe an für sie gut nutzbaren Dokumenten.

Dabei gilt ein Grundsatz, der sich in der Barrierefreiheit immer wieder bestätigt: Was für Menschen mit Beeinträchtigungen notwendig ist, ist für alle anderen eine nützliche Verbesserung. Hohe Kontraste und klare Überschriftenhierarchien etwa machen Dokumente für jeden lesbarer und verständlicher.

Und außerdem: Barrierefreiheit ist längst auch eine rechtliche Anforderung. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), basierend auf dem europäischen EAA (European Accessibility Act), und die BITV verpflichten öffentliche Stellen und speziell seit 2025 auch private Unternehmen, digitale Inhalte barrierefrei bereitzustellen. Für PDF-Dokumente hat sich dabei der Standard PDF/UA als technische Referenz etabliert.

Barrierefreiheit als Qualitätsmerkmal statt als Kostenfaktor

In meiner Arbeit an der Professur Mensch-Computer Interaktion der TU Dresden war Barrierefreiheit von Dokumenten ein immer wiederkehrend wichtiges Thema. Für die an die Professur angegliederte Arbeitsgruppe Services Behinderung und Studium (AG SBS) ist das zudem ein wesentlicher Arbeitsfokus.

Immer wieder begegnete und begegnet mir dasselbe Muster: Barrierefreiheit wird als nachgelagerter Schritt betrachtet, sobald ein Dokument fertiggestellt ist. Das ist konzeptionell falsch und wirtschaftlich unklug. Wer Barrierefreiheit erst im Nachhinein herstellt, zahlt deutlich mehr – in Zeit, Aufwand und Kosten. Der sinnvollere Ansatz: Barrierefreiheit von Anfang an als Qualitätsmerkmal mitdenken.

Das ist der Ansatz, den auch Sie ab sofort verfolgen sollten – und dazu braucht es ein wenig Know-how. Welche Grundprinzipien spielen eine Rolle? Worauf ist in Word, PowerPoint und InDesign zu achten? Was gilt beim PDF-Export? Dieser Artikel gibt Ihnen den ersten Einstieg. Ausführliche Leitfäden aus einem Projekt, das ich 2020 an der TU Dresden gemeinsam mit Kolleg:innen initiiert habe, liefern bei Bedarf im Anschluss die Tiefe und stehen frei zum Download bereit.

Ein paar Basics – Grundprinzipien barrierefreier Dokumente

Bevor wir uns den einzelnen Programmen widmen, lohnt es sich, einen Blick auf die grundlegenden Prinzipien zu werfen, die für barrierefreie Dokumente universell gelten – unabhängig davon, ob Sie mit Microsoft Word, PowerPoint oder Adobe InDesign arbeiten. Im Fokus stehen dabei vor allem jene Aspekte, die sicherstellen, dass Dokumente mit verschiedenen Geräten und assistiven Technologien wahrgenommen werden können – also insbesondere für Menschen mit visuellen oder motorischen Beeinträchtigungen.

Wichtig: Die nachfolgende Auflistung erschöpft noch längst nicht alle Elemente guter Barrierefreiheit, stellt allerdings eine gute Basis dar und ist mit vergleichsweise geringem Aufwand verbunden.

Aspekt 1: Semantische Struktur und Lesereihenfolge

Ein zentrales Konzept ist die semantische Struktur eines Dokuments. Gemeint ist damit, dass Dokumente eine nachvollziehbare Überschriftenhierarchie besitzen und alle Elemente in einer logischen Lesereihenfolge angeordnet sind. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen ermöglicht es eine visuelle Orientierung im Dokument, zum anderen stellt es sicher, dass Screenreader – also Software, die Dokumentinhalte vorliest – die Informationen in der richtigen Reihenfolge ausgeben. Abbildung 1 zeigt die Gliederungsansicht für Dokumente in Word zusammen mit der navigierbaren Dokumentenstruktur links in der Randleiste. Dadurch lässt sich die Struktur stets überwachen.

Besonders relevant wird das bei mehrspaltigen Layouts: Ohne korrekt definierte Lesereihenfolge liest ein Screenreader möglicherweise zeilenweise über beide Spalten hinweg, anstatt zunächst die erste Spalte vollständig zu erfassen. Auch sollten Überschriftenebenen nicht übersprungen werden – wer von einer Überschrift erster Ebene direkt zu einer dritten Ebene springt, erschwert die Navigation erheblich.

Aspekt 2: Alternativtexte für Bilder und grafische Elemente

Bilder, Diagramme und Grafiken sind für Menschen, die auf Screenreader angewiesen sind, ohne Alternativtext nicht erfassbar. Entscheidend ist dabei nicht nur, ob ein Alternativtext vorhanden ist, sondern ob er tatsächlich nützlich ist. Eine reine Bildbeschreibung (etwa: „Foto eines Mannes am Schreibtisch“) greift meist zu kurz. Stattdessen sollte der Alternativtext die Information vermitteln, die das grafische Element inhaltlich transportiert: Was soll der:die Leser:in daraus entnehmen? Rein dekorative Elemente hingegen sollten explizit als solche markiert werden, damit sie von assistiven Technologien ignoriert werden und nicht für Verwirrung sorgen. In Abbildung 2 sehen Sie, wie Sie in Word und anderen Microsoft-365-Anwendungen Alternativtexte zu grafischen Elementen hinzufügen können.

Aspekt 3: Kontrastverhältnisse und Farbwahl

Damit Text lesbar ist, muss ein ausreichender Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund gewährleistet sein. Das gilt ebenso für grafische Elemente, bei denen relevante Informationen visuell unterscheidbar sein müssen, etwa bei Informationsvisualisierungen und Diagrammen. Eine durchdachte Farbwahl kommt dabei nicht nur Menschen mit Sehbeeinträchtigungen zugute, sondern verbessert die Lesbarkeit letztlich für alle – etwa auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen oder auf minderwertigeren Displays.

Aspekt 4: Barrierefreie Tabellen und Listen

Tabellen sollten niemals als bloße Grafik in ein Dokument eingefügt werden, da dann lediglich eine Bildbeschreibung möglich wäre. Stattdessen muss die Tabellenstruktur als solche erkennbar sein: Kopfzeilen müssen als solche ausgezeichnet sein und eine eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Inhalten ermöglichen. Bei Listen (vgl. Abbildung 3) ist darauf zu achten, dass einzelne Listenelemente klar voneinander abgegrenzt sind und bei verschachtelten Listen auch die Hierarchieebenen strukturell erkennbar bleiben.

Aspekt 5: Schriftarten, Schriftgrößen und Zeilenabstände

Verspielte oder stark dekorative Schriftarten erschweren den Lesefluss – insbesondere für Menschen mit Dyslexie oder Sehbeeinträchtigungen. Zu kleine Schriftgrößen sind schwer lesbar, zu geringe Zeilenabstände führen bei längeren Texten zu ungewollten Zeilensprüngen beim Lesen. Klare, serifenlose oder gut lesbare Serifenschriften, eine Mindestschriftgröße von 11–12 Punkt sowie ein großzügiger Zeilenabstand sind einfache Maßnahmen mit spürbarer Wirkung. In den meisten Anwendungen müssen Sie dazu die entsprechende Formatvorlage anpassen (vgl. Abbildung 4).

Von Anfang an barrierefrei – was es bereits beim Erstellen des Ausgangsdokuments in Word & Co. zu beachten gibt.

Die gute Nachricht: Die gängigsten Programme zur Dokumenterstellung bieten bereits von Haus aus Werkzeuge, die eine barrierefreie Gestaltung unterstützen. Entscheidend ist, sie auch konsequent zu nutzen.

Microsoft Word

In Word ist die wichtigste Grundregel: Formatvorlagen statt manueller Formatierung. Wer Überschriften durch eine größere, fette Schrift imitiert, anstatt die eingebauten Überschriftenformate zu verwenden, erzeugt visuell ein ähnliches Ergebnis, strukturell jedoch einen schwer überschaubaren Textblock. Screenreader können solche Pseudo-Überschriften nicht als Navigation nutzen. Dabei sollten Überschriftenebenen stets logisch aufeinanderfolgen. Das Überspringen von Ebenen – etwa direkt von Ebene 1 zu Ebene 4 – sorgt für Verwirrung („Huch, habe ich etwas überlesen oder hat mir der Screenreader sichtbare Informationen vorenthalten?“) und sollte vermieden werden. Oben in Abbildung 1 haben Sie schon die Gliederungsansicht kennengelernt, wo Sie die Struktur in Word prüfen können. In der nachfolgenden Abbildung 5 sehen Sie, wie Sie über die Ansicht der Formatvorlagen auf einfache Weise den markierten Textpassagen die entsprechende Vorlage zuweisen können.

Für Bilder erlaubt Word, Alternativtexte zu hinterlegen oder Elemente explizit als dekorativ zu markieren (vgl. Abbildung 2). Microsoft 365 unterstützt dabei mit KI-generierten Bildbeschreibungen. Diese beschreiben jedoch meist nur grob, was auf einem Bild zu sehen ist, nicht welche Information es transportieren soll. Sie sind damit häufig unbrauchbar und müssen manuell überarbeitet werden. Positiv hervorzuheben ist der integrierte Barrierefreiheits-Check, der schnell und unkompliziert auf potenzielle Problemstellen hinweist.

Microsoft PowerPoint

PowerPoint bietet ähnliche Werkzeuge wie Word, hat jedoch eigene Tücken. Besonders wichtig ist die Nutzung vordefinierter Platzhalter für Titel, Fußzeilen und Textbereiche – wer diese Elemente stattdessen manuell auf leere Folien setzt, verliert dabei ungewollt die semantische Auszeichnung. Nur korrekt gesetzte Titel werden auch als Folienüberschriften interpretiert.

Ein häufig übersehenes Problem ist die Lesereihenfolge: Elemente werden in der Reihenfolge vorgelesen, in der sie auf der Folie platziert wurden – nicht in der visuell logischen Reihenfolge. Wer eine Folie über mehrere Bearbeitungsschritte hinweg überarbeitet, riskiert eine Lesereihenfolge, die nicht mehr dem entspricht, was das Auge sieht. Das lässt sich im Auswahlbereich prüfen und korrigieren oder alternativ in der Ansicht explizit für die Lesereihenfolge (vgl. Abbildung 6).

Besondere Vorsicht gilt bei SmartArt-Elementen: Was visuell strukturiert wirkt, liefert beim Export oft kaum verwertbare semantische Informationen. Separate Alternativtexte sind hier unbedingt erforderlich. Abbildung 7 zeigt, wie das geht. Im Grunde ist es skurril und kontraintuitiv, dass die strukturierten Informationen, aus denen diese Grafiken erzeugt werden, ignoriert werden, aber wenn man das weiß, lässt sich damit umgehen.

Adobe InDesign

InDesign bietet maximale gestalterische Freiheit, was die Barrierefreiheit zugleich anspruchsvoller macht. Texte werden in Rahmen gesetzt, visuelle Elemente frei positioniert. Die logische Lesereihenfolge muss daher explizit über den Artikelbereich definiert werden. Auch hier gilt: Absatz- und Zeichenformate konsequent nutzen, Tags korrekt setzen und die Exporteinstellungen sorgfältig konfigurieren. Ein Vorteil: Als Adobe-Produkt bietet InDesign einen besonders zuverlässigen PDF-Export – vorausgesetzt, die Grundlagen stimmen.

Vorbereiten zum Verteilen – der Export als barrierefreies PDF

PDF ist das Standardformat, wenn Dokumente geteilt werden sollen, ob als digitale Datei oder als Druckvorlage. Es ist plattformunabhängig, weit verbreitet und in den meisten Kontexten die erste Wahl. Doch genau hier scheitert Barrierefreiheit häufig: Ein sorgfältig strukturiertes Word-Dokument kann beim Export zu einem PDF werden, in dem semantische Details fehlen: ohne Überschriftenhierarchie, ohne Alternativtexte, ohne navigierbare Verlinkungen.

Das Gegenteil eines sorgfältig exportierten Dokuments ist das eingescannte PDF: Ein Textdokument wird ausgedruckt (etwa zum händischen Unterschreiben), gescannt und als PDF gespeichert – das Ergebnis ist im Grunde ein Bild, kein Text. Assistive Technologien können daraus nichts vorlesen. Eine nachträgliche Texterkennung (OCR) kann einzelne Zeichen rekonstruieren, liefert jedoch in aller Regel keine semantischen Informationen: Überschriftenebenen, Alternativtexte oder Dokumentstruktur lassen sich so nicht wiederherstellen. Das Ausdrucken und Wiedereinscannen sollte daher die absolute Ausnahme bleiben.

Worauf beim Export zu achten ist

Beim Export aus Word, PowerPoint oder InDesign sind einige Punkte entscheidend: Das erzeugte PDF sollte als Tagged-PDF exportiert werden, d. h. mit eingebetteten Strukturinformationen, die Überschriften, Listen, Tabellen und andere Elemente maschinenlesbar machen. Weiterhin sollten die Dokumentsprache und relevante Metadaten wie Titel und Autor korrekt gesetzt sein, denn auch diese Informationen sind für assistive Technologien relevant. Die Grundlage dafür bildet Ihre Vorarbeit bei der Erstellung des Dokumente. Oft können Sie schon mit Bordmitteln prüfen, ob wichtige Kriterien der Barrierefreiheit eingehalten wurden oder nicht, wie in Abbildung 8 anhand von PowerPoint zu sehen ist.

Der Standard PDF/UA (das UA steht für Universal Access = zugänglich für alle; nicht zu verwechseln mit PDF/A, bei dem das A für Archive steht = Langzeitarchivierung) definiert verbindlich, was ein zugängliches PDF ausmacht, und dient als technische Referenz für die Barrierefreiheitsprüfung.

Barrierefreiheit prüfen

Vor dem Verteilen empfiehlt sich eine Prüfung des exportierten PDFs. Bewährte Werkzeuge sind der Adobe Acrobat Accessibility Checker sowie der kostenfreie PAC: PDF Accessibility Checker. Beide liefern schnell einen hilfreichen Überblick über strukturelle Probleme. Allerdings gilt: Automatisierte Tools können prüfen, ob ein Alternativtext vorhanden ist, und nicht, ob er inhaltlich sinnvoll ist. Manuelle Kontrolle bleibt Stand heute unersetzlich.

Umfassende Leitfäden zum Erstellen barrierefreier Dokumente mit Word, PowerPoint und InDesign

An der TU Dresden existierten bereits seit einiger Zeit interne Leitfäden für Mitarbeitende, die beschreiben, wie Dokumente in gängigen Office-Anwendungen so erstellt werden können, dass ein Mindestmaß an Barrierefreiheit gewährleistet ist. Mit der Zeit waren diese Materialien jedoch veraltet und eine Neuauflage längst überfällig. Im Rahmen eines Projekts, an dem ich aktiv mitgewirkt habe, wurden dafür sog. Inklusionsmittel akquiriert: Haushaltsmittel des Freistaates Sachsen, die gezielt für solche Vorhaben eingesetzt werden können.

Das Ergebnis: ein umfangreiches Set an Materialien, das sowohl ausführliche Leitfäden als auch kompakte Kurzversionen im Flyer-Format umfasst, jeweils auf Deutsch und Englisch. Abbildung 9 gibt einen ersten Eindruck der gedruckten Ausgaben der Leitfäden.

Ausführliche Leitfäden stehen zur Verfügung für:

• Microsoft Word (Versionen 2016 und 2019)
• Microsoft PowerPoint (Versionen 2016 und 2019)
• Adobe InDesign

Kurzversionen im Flyer-Format, mit den wichtigsten Eckpunkten auf einen Blick, gibt es ebenfalls für alle drei Anwendungen, einzeln und in beiden Sprachen. Sie richten sich an alle, denen die Zeit oder die Bereitschaft fehlt, einen vollständigen Leitfaden durchzuarbeiten: ein niedrigschwelliges Angebot als erster Einstieg.

Die Materialien wurden an der TU Dresden in gedruckter Form breit verteilt und stehen darüber hinaus frei online zum Download bereit. Sie richten sich ausdrücklich nicht nur an Angehörige der TU Dresden, sondern an alle Interessierten, weshalb ich Ihnen diese auch ans Herz legen möchte.

Ein Hinweis zur Aktualität: Die Leitfäden beziehen sich auf Office 2016 und 2019 sowie ältere InDesign-Versionen. Die beschriebenen Vorgehensweisen sind jedoch weitgehend übertragbar, die grundlegenden Prinzipien haben sich nicht verändert. Lediglich neuere Funktionen wie die KI-gestützte Generierung von Alternativtexten werden darin noch nicht behandelt.

Ich lade Sie herzlich ein, einen Blick in die Leitfäden zu werfen, sie weiterzugeben und aktiv einzusetzen – als praktischen Beitrag zu mehr Barrierefreiheit in Dokumenten.

Downloads

Die Materialien und noch mehr Infos gibt es auf der Website der TU Dresden zum Download:

Ein kurzes Fazit

Wie Sie erfahren haben, sind barrierefreie Dokumente kein optionales Nice-to-have. Im Gegenteil: Sie sind in vielen Bereichen rechtlich verpflichtend und in jedem Falle ein wichtiger gesellschaftlicher Beitrag. Die zentrale Erkenntnis dieses Artikels lässt sich dabei auf einen Satz verdichten: Barrierefreiheit beginnt im Quelldokument, nicht erst im PDF. Wer bereits während der Erstellung eines Dokuments auf die wesentlichen Elemente achtet, spart sich aufwendige Nacharbeit, reduziert Kosten erheblich und liefert von Anfang an ein Ergebnis, das allen Lesenden zugutekommt.

Was die Zukunft bringt

Gespannt darf man sein, welchen Beitrag künstliche Intelligenz künftig im Bereich der Barrierefreiheit leisten wird. Moderne KI-Modelle sind bereits in der Lage, Bilder detailliert zu beschreiben – und wenn der textliche Kontext eines Dokuments bekannt ist, lässt sich daraus zunehmend auch die eigentliche Aussage eines visuellen Elements ableiten. Das Potenzial für KI-gestützte Alternativtexte ist erheblich. Allerdings gilt aktuell noch: Die Ergebnisse können als hilfreiche Unterstützung dienen, ersetzen aber nicht die manuelle Prüfung und Überarbeitung. Blind darauf verlassen sollte man sich noch nicht.

Ebenso vielversprechend ist ein wachsendes Bewusstsein für Neurodiversität: Je mehr Barrierefreiheit nicht nur als Thema für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen verstanden wird, sondern auch die Bedürfnisse neurodivergenter Menschen einschließt, desto inklusiver werden Dokumente und auch digitale Kommunikation insgesamt.

David Gollasch

Hi, ich bin David! Als Informatiker und HCI-Wissenschaftler arbeite ich seit vielen Jahren auf dem Feld der Mensch-Computer-Interaktion und digitalen Barrierefreiheit. Hier schlummert ein großes Potenzial, einerseits gesellschaftlich, aber auch wirtschaftlich. Deshalb befasse ich mich vor allem mit Lösungen, die Barrierefreiheit zu einer wirtschaftlichen Stärke machen anstelle einer gesetzlich vorgeschriebenen Pflicht. Gleichzeitig begegne ich Fragen mit besonderer gesellschaftlicher Relevanz, indem ich an Lösungen arbeite, die sehr heterogene Zielgruppen adressieren: neurodivergente Menschen und auch die Herausforderungen einer alternden Gesellschaft.